Définition du SaaS Management :
Le SaaS management - ou gestion des logiciels - correspond à la politique interne d’une entreprise en matière de sélection, pilotage, et suivi des dépenses logiciel.
Par extension, il implique la gestion des accès utilisateurs, et leur usage de ces applications avec le triple objectif de :
- rationaliser le budget logiciel,
- limiter les risques de fuite de données,
- garantir la conformité des accès informatiques.
Au-delà de sa définition, cet article propose de détailler les bonnes pratiques à suivre en matière de SaaS Management pour permettre aux entreprises de remplir ces objectifs.
Pourquoi le SaaS Management est-il devenu un sujet pour les entreprises ?
La gestion des logiciels utilisés en entreprise - ou SaaS management - est apparue récemment, avec l’usage grandissant d’applications en ligne par les salariés.
La multiplicité des solutions, leur modèle d’abonnement mensuel, et la disparité des utilisateurs n’ont pas facilité la tâche des gestionnaires.
Qu’il s’agisse de la direction général, financière, ou bien des managers, il est devenu compliqué pour tous de répondre à la simple question : “combien dépense-t-on pour les logiciels dans l’entreprise ?”
D’autres interrogations sont au centre du SaaS management :
- Les applications utilisées en interne sont-elles les plus pertinentes ?
- Les salariés utilisent-ils effectivement les solutions payées par l’entreprise ?
- Qui est responsable du suivi du budget des licences SaaS ?
- Quel process mettre en place pour clarifier la gestion des dépenses ?
Cette page apporte des réponses à l’ensemble de ces questions. Nous donnons également des pistes concrètes pour mettre en place une politique de SaaS management au sein de votre entreprise.
Comment gérer les SaaS utilisés dans mon entreprise ?
Tout démarre par les sources de données que vous pouvez utiliser. Voici une liste allant de l’information la plus fiable, à celles qui laissent de la place à l’erreur humaine.
1/ Vos factures, des documents incontournables
Commençons par la plus évidente : les factures. Mais encore faut-il y accéder facilement. Elles peuvent rapidement être nombreuses dans le cas de paiement mensuels, ou alors introuvables (disons bien cachées) pour un paiement annuel.
2/ Les lignes de paiement sur le(s) compte(s) en banque de l’entreprise
C’est LE garde-fou de votre comptabilité ! S’il vous manque une facture, au moins vous savez où chercher... Effectivement, chaque facture correspond normalement à une ligne de paiement depuis le (ou les) compte(s) bancaire(s) de l’entreprise.
Pointer chaque paiement pour justifier des dépenses de manière exhaustive est une obligation légale. On parle de “rapprochement bancaire”.
3/ Des cartes de paiement dédiées aux logiciels
Si vous utilisez une solution de gestion des dépenses, vous avez également la possibilité de catégoriser les dépenses et suivre leur évolution depuis cette plateforme.
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Il faut alors compter sur le suivi rigoureux des salariés qui procèdent à l’achat.
4/ Un reporting régulier des managers et/ou des équipes
Vous avez peut-être déjà mis en place un document partagé en interne (un spreadsheet), dont l’objectif est de recenser et d’actualiser les dépenses SaaS des équipes.
Une source qui a le mérite d’exister et de vous donner l’ordre de grandeur des budgets SaaS.
5/ Une solution de Single-Sign-On (SSO)
Souvent mise en place à l’initiative des équipes IT pour des questions de sécurité, le SSO permet aux salariés de s’identifier pour accéder aux différents logiciels de l’entreprise.
Vous avez alors la visibilité sur l’usage des logiciels en interne, mais pas des dépenses associées.
Voici un résumé plus visuel des différents moyens de détection des SaaS :
Comment s'y retrouver parmi toutes ces options ? Nous avons résumé les usages par taille d'entreprise 👇
Centraliser l'information des dépenses logiciels (et la maintenir à jour)
L’identification des sources était la première étape.
Elle représente déjà une tâche récurrente et fastidieuse, sans grande valeur ajoutée. Bonne nouvelle cependant : il est possible d’automatiser la récolte de ces données et de centraliser l’information.
C’est ce que les solutions de SaaS Management proposent. Les sources de données peuvent être différentes d’un outil à l’autre. Chez LicenceOne, nous avons fait le choix de recouper plusieurs sources.
Pour les dépenses :
- Connexion aux comptes bancaires
- Intégration avec votre logiciel de comptabilité
- Ajout manuel ou import csv
Pour les login des utilisateurs :
- Intégration Google Workspace
- Extension navigateur web
D’autres options existent. Par exemple, passer par des outils de gestion des dépenses avec une carte dédiée pour les dépenses de logiciel. Cependant, vous n’aurez pas le bénéfice de croiser les données.
C’est la prochaine étape.
Croiser les informations et analyser la pertinence des achats de logiciel
La récolte de la data étant faite, vous pouvez alors ordonner et trier ces informations. Vous avez maintenant la réponse à certaines des questions posées précédemment :
Les applications utilisées en interne sont-elles les plus pertinentes ?
À partir de votre liste, vous pouvez questionner ou challenger régulièrement la pertinence de chaque application.
Les salariés utilisent-ils effectivement les solutions payées par l’entreprise ?
En croisant l’information du prix d’un logiciel et l’usage qui en est fait, vous repérez les applications achetées il y a longtemps mais qui ne sont plus utilisées.
Par ailleurs, de nombreux outils SaaS ont un modèle de prix basé sur le nombre d’utilisateurs. Un salarié qui a quitté votre entreprise mais a toujours un compte actif, c’est un coût souvent ignoré ! Sans parler des soucis d’accès aux données, nous en parlons plus bas.
Qui est responsable du suivi du budget des licences SaaS ?
Trier les logiciels par équipe va permettre d’attribuer (ou découvrir) un responsable pour chaque dépense.
Ne perdez plus de temps à courir après les administrateurs de compte. Référez-vous à une source de vérité unique accessible par tous (Single Source of Truth)
Quel process mettre en place pour clarifier la gestion des dépenses ?
Une fois l’analyse terminée, il est temps d’agir. Vous avez plusieurs options.
Option 1, mettre en place une procédure et compter sur la rigueur de vos équipes (qui ont certainement d’autres tâches plus utiles). Et il faudra ensuite suivre dans le temps la bonne exécution de ces nouvelles tâches !
Option 2, vous pouvez aussi paramétrer l’ensemble des tâches depuis un outil de gestion de projet. L’enjeu sera de faire le lien entre l’information effective (souvent dans un autre document) et la bonne exécution des tâches.
Option 3, certaines plateformes de SaaS management incluent des fonctionnalités d’onboarding / offboarding, des attributions par équipe, par rôle, etc. Le principal intérêt étant qu’ils se basent sur la donnée actualisée en temps réel.
Entrons plus en détail sur la gestion des process.
Passer à l’acte : la gestion des abonnements logiciel de l’entreprise en pratique
Ce n’est pas une recette de cuisine à suivre à la lettre. Vous allez devoir l’ajuster au contexte de votre entreprise. Nous vous livrons ici les grandes lignes comme autant de pistes pour mettre en place une politique interne de SaaS management.
1/ Définir une source de vérité unique pour le suivi des dépenses
- Un spreadsheet à mettre à jour régulièrement
- Un outil de gestion de projet dédié
- Une application dédiée
💡A ce sujet, nous mettons à disposition un template de suivi SaaS pour Google Sheets.
2/ Attribuer des responsables de suivi
- Suivi des factures (en lien avec l’administration, la comptabilité)
- Anticiper les renouvellements, surtout en cas d’abonnement annuel
- Négociation des contrats ou ajustement de l’offre
3/ Gérer les accès salariés : onboarding et offboarding
- Suivi du nombre d’utilisateurs (surtout si le modèle de prix en dépend)
- Ajout, suppression, et gestion des rôles
4/ Suivi réglementaire et conformité
- Avoir un mapping des données
- Recenser les intégrations tierces existantes
- Valider avec le DPO les aspects légaux (Data Processing Agreement)
À vous d’établir une politique interne. Il faut définir les bonnes pratiques et engager les équipes. Les salariés doivent comprendre les implications financières, réglementaires et sécuritaires en lien avec leurs choix d’applications en ligne et l’usage qu’ils en font.
Le SaaS management : enjeux et perspectives
Le SaaS Management peut inclure aussi la gestion et négociations des contrats fournisseurs. Il s’agit alors de prestations de services qui peuvent être externalisées ou rester en interne selon la politique de l’entreprise.
Le marché est assez fragmenté. Avec l’objectif d’y voir plus clair, nous avons détaillé par catégorie les caractéristiques techniques et fonctionnalités, et positionné les différents acteurs qui peuvent appartenir à plusieurs familles.
La plateforme de comparaison de logiciel G2 Crowd a également fait cet effort de classification, nous nous sommes attachés à proposer plus de détails.
Voir les catégories listées par G2 Crowd dans la famille des IT Management.
Plateforme de SaaS Management : les principales fonctionnalités
Ces logiciels réunissent l’ensemble des informations et fonctionnalités nécessaires à prendre le contrôle des SaaS en entreprise.
- Détection des dépenses SaaS (SaaS Spend Management)
- Conformité et tracking d’usage (SaaS Operations)
- Optimisations des achats et négociation (SaaS Negotiation)
À chacune de ces fonctionnalités correspond une sous-catégorie avec des acteurs spécialisés.
Découvrez notre liste des meilleures plateformes de SaaS Management
1. SaaS Spend Management Software : gestion des dépenses logiciels
Les dépenses sont d’abord identifiées, idéalement conservées à jour à une fréquence raisonnable, puis attribuées à des responsables, ventilées par équipes, type d’abonnement (mensuel, trimestriel, annuel) et date de renouvellement.
Les sources utilisées selon les acteurs varient de l’émission de carte de paiements dédiées, à l’intégration à la solution de comptabilité, en passant par la connexion aux comptes bancaires de l’entreprise.
Fonctionnalités clefs :
- Détection des renouvellements et alertes
- Historique et évolution des dépenses
- Gestion des rôles : attribution par équipe, par responsabilité
- Sources d’information actualisée : Connexion comptes bancaires, intégration logiciel de comptabilité, import spreadsheet ou csv, déclaratif, carte de paiement dédiées, etc.
Les acteurs de cette sous-catégorie ont donc pu privilégier différentes options.
2. SaaS Operations : conformité et tracking d'usage
La conformité et des accès reste un point critique. Les plateformes de SaaS Operations utilisent différentes sources de données pour cartographier les utilisateurs effectifs des applications.
Il peut s’agir de déclaratif, de solutions solutions de Single Sign On (SSO), des gestionnaires de mot de passe ou d’extension navigateur.
Ces informations apportent une visibilité nécessaire pour gérer les inscriptions à l’arrivée des salariés. Mais aussi les désinscriptions à leur départ ou mouvements internes.
Ce suivi est obligatoire pour la conformité d’une part, et l’optimisation des dépenses d’autre part.
Fonctionnalités clefs :
- Tracking d’usage des applications par salarié
- Gestionnaire de tâches et assignation (onboarding / offboarding)
- Intégration messagerie interne / SIRH / notifications
- Historique (log) des actions ou tâches réalisées
- Alerte paramétrable en cas d’absence de connexion
- Détection des applications gratuites
- Intégrations : Single Sign On (M365, Okta, onelogin...), gestionnaire de mot de passe (Bitwarden, Dashlane, LastPass...), extension navigateur web, etc.
3. SaaS Negotiation (ou Procurement) : négociation auprès des fournisseurs SaaS
Détenir les informations listées précédemment et les conserver à jour sont les deux conditions nécessaires pour négocier efficacement avec les fournisseurs de logiciel en ligne.
Ce travail est principalement réalisé auprès des solutions les plus chères utilisées par l’entreprise. Soit en négociant en amont des remises, en actualisant / optimisant le nombre d’utilisateurs, ou encore en proposant des solutions alternatives.
Services clefs (et non fonctionnalités !) :
- Marketplace de partenaires SaaS (conditions négociées)
- Optimisation des coûts : analyse des utilisateurs effectifs, évaluation des meilleurs plans pour l’usage interne
- Analyse de la stack : doublons ou overlap de fonctionnalités
- Appel d’offres / mise en concurrence avec des SaaS équivalents
Enjeux internes autour de la politique d'administration des SaaS
Enjeu financier pour l’entreprise
La gestion des dépenses de software peut rapidement révéler des économies importantes à réaliser. C’est un poste de dépense qui a augmenté pour toutes les catégories d’entreprises sur les 10 dernières années. Et la tendance va en s’accélérant.
Pour les ordres de grandeurs, voici plusieurs statistiques :
- De façon contre-intuitive, plus une entreprise est petite, plus son budget SaaS par employé est élevé, autour de 10.000€ par an et par salarié pour les PME. (Productiv)
- Sans distinction de taille ni de secteur, les entreprises souscrivent en moyenne à une centaine d’abonnement logiciel. (Paddle)
- Le shadow IT représente 30 à 40% des dépenses en SaaS (!) (Gartner)
Les principaux écueils concernent les licences qui ne sont pas effectivement utilisées, les renouvellements automatiques qui ne sont pas anticipés côté acheteur, les solutions utilisées en doublon… La liste est longue. Et une solution de SaaS management vous aide à reprendre le contrôle sur les budgets.
Enjeu réglementaire et de conformité pour le service juridique
La donnée utilisée au sein de l’entreprise, qu’il s’agisse d’informations propres aux salariés, ou bien des clients et prospects, est encadrée par différentes réglementations comme le RGPD en Europe ou le CCPA aux États-Unis.
Par ailleurs, la donnée conservée dans les logiciels, son format de stockage, et la responsabilité en cas de faille sont consignées dans le Data Processing Agreement (DPA). Un document légal qui régit la relation entre un data controler (l’entreprise) et le data processor (le logiciel).
L’accès à ces données, aux DPA, et la visibilité sur l’information au sein de l’entreprise relèvent de la responsabilité du Data Protection Officer (DPO). Centraliser ces informations et donner de la visibilité en interne fait partie des bénéfices à utiliser une solution de SaaS Management.
Enjeu de protection et de sécurité pour le service IT
Le modèle des SaaS a permis aux salariés de souscrire simplement, sans friction à de nombreux outils pour le compte de leur entreprise. Il est donc plus compliqué pour les directions IT de suivre et contrôler les accès.
De fait, la première mission de recensement et listing des solutions utilisées dans l’entreprise est déjà devenue complexe. Par ailleurs, la gestion des rôles des utilisateurs, l’usage suivi par salarié, et les fonctionnalités d’onboarding / offboarding des solutions de SaaS Management permettent de limiter ces risques.
La gestion des outils SaaS en entreprise, quelles perspectives ?
Les grandes entreprises ont vécu la transition du on-premise vers le SaaS. Deux époques que tout oppose.
Les logiciels on-premise faisaient souvent l’objet d’appels d’offres, avec une décision centralisée, et un déploiement encadré impliquant de la conduite du changement.
Le SaaS est venu fragmenter l’information. Les modèles d’abonnement et la simplicité d’usage ont permis à tous les salariés d’utiliser des solutions en ligne sans passer par des procédures d’achat standard.
Les directions IT des grands groupes ont cependant vite réagi. Le shadow IT et les problématiques sécuritaires étant au coeur de leur mission. Elles ont pu s’équiper de solutions de Single Sign On et mettre en place un cadre à la gestion des licences logiciel.
Or l’usage des SaaS ne se limite pas aux grandes entreprises. Les PME sont également équipées d'outils en ligne et sont confrontées aux enjeux budgétaires, de conformité et de sécurité.
C’est la raison d’être de LicenceOne : permettre aux PME de reprendre le contrôle sur le SaaS Management. Et ce, au même titre que les ETI et les grands groupes.
