D’autres interrogations sont au centre du SaaS management :
Cette page apporte des réponses à l’ensemble de ces questions. Nous donnons également des pistes concrètes pour mettre en place une politique de SaaS management au sein de votre entreprise.
Tout démarre par les sources de données que vous pouvez utiliser. Voici une liste allant de l’information la plus fiable, à celles qui laissent de la place à l’erreur humaine.
Commençons par la plus évidente : les factures. Mais encore faut-il y accéder facilement. Elles peuvent rapidement être nombreuses dans le cas de paiement mensuels, ou alors introuvables (disons bien cachées) pour un paiement annuel.
C’est LE garde-fou de votre comptabilité ! S’il vous manque une facture, au moins vous savez où chercher... Effectivement, chaque facture correspond normalement à une ligne de paiement depuis le (ou les) compte(s) bancaire(s) de l’entreprise. Pointer chaque paiement pour justifier des dépenses de manière exhaustive est une obligation légale. On parle de “rapprochement bancaire”.
Si vous utilisez une solution de gestion des dépenses, vous avez également la possibilité de catégoriser les dépenses et suivre leur évolution depuis cette plateforme. Il faut alors compter sur le suivi rigoureux des salariés qui procèdent à l’achat.
Vous avez peut-être déjà mis en place un document partagé en interne (un spreadsheet), dont l’objectif est de recenser et d’actualiser les dépenses SaaS des équipes. Une source qui a le mérite d’exister et de vous donner l’ordre de grandeur des budgets SaaS.
Souvent mise en place à l’initiative des équipes IT pour des questions de sécurité, le SSO permet aux salariés de s’identifier pour accéder aux différents logiciels de l’entreprise. Vous avez alors la visibilité sur l’usage des logiciels en interne, mais pas des dépenses associées.
L’identification des sources était la première étape.
Elle représente déjà une tâche récurrente et fastidieuse, sans grande valeur ajoutée. Bonne nouvelle cependant : il est possible d’automatiser la récolte de ces données et de centraliser l’information.
C’est ce que les solutions de SaaS Management proposent. Les sources de données peuvent être différentes d’un outil à l’autre. Chez LicenceOne, nous avons fait le choix de recouper plusieurs sources.
Pour les dépenses :
Pour les login des utilisateurs :
D’autres options existent. Par exemple, passer par des outils de gestion des dépenses avec une carte dédiée pour les dépenses de logiciel. Cependant, vous n’aurez pas le bénéfice de croiser les données.
C’est la prochaine étape.
La récolte de la data étant faite, vous pouvez alors ordonner et trier ces informations. Vous avez maintenant la réponse à certaines des questions posées précédemment :
A partir de votre liste, vous pouvez questionner ou challenger régulièrement la pertinence de chaque application.
En croisant l’information du prix d’un logiciel et l’usage qui en est fait, vous repérez les applications achetées il y a longtemps mais qui ne sont plus utilisées.
Par ailleurs, de nombreux outils SaaS ont un modèle de prix basé sur le nombre d’utilisateurs. Un salarié qui a quitté votre entreprise mais a toujours un compte actif, c’est un coût souvent ignoré ! Sans parler des soucis d’accès aux données, nous en parlons plus bas.
Trier les logiciels par équipe va permettre d’attribuer (ou découvrir) un responsable pour chaque dépense.
Ne perdez plus de temps à courir après les administrateurs de compte. Référez-vous à une source de vérité unique accessible par tous (Single Source of Truth)
Une fois l’analyse terminée, il est temps d’agir. Vous avez plusieurs options.
Option 1, mettre en place une procédure et compter sur la rigueur de vos équipes (qui ont certainement d’autres tâches plus utiles). Et il faudra ensuite suivre dans le temps la bonne exécution de ces nouvelles tâches !
Option 2, vous pouvez aussi paramétrer l’ensemble des tâches depuis un outil de gestion de projet. L’enjeu sera de faire le lien entre l’information effective (souvent dans un autre document) et la bonne exécution des tâches.
Option 3, certaines plateformes de SaaS management incluent des fonctionnalités d’onboarding / offboarding, des attributions par équipe, par rôle, etc. Le principal intérêt étant qu’ils se basent sur la donnée actualisée en temps réel.
Entrons plus en détail sur la gestion des process.
Ce n’est pas une recette de cuisine à suivre à la lettre. Vous allez devoir l’ajuster au contexte de votre entreprise. Nous vous livrons ici les grandes lignes comme autant de pistes pour mettre en place une politique interne de SaaS management.
1/ Définir une source de vérité unique pour le suivi des dépenses
2/ Attribuer des responsables de suivi
3/ Gérer les accès salariés : onboarding et offboarding
4/ Suivi réglementaire et conformité
A vous d’établir une politique interne. Il faut définir les bonnes pratiques et engager les équipes. Les salariés doivent comprendre les implications financières, réglementaires et sécuritaires en lien avec leurs choix d’applications en ligne et l’usage qu’ils en font.
Le SaaS management correspond à la politique interne d’une entreprise en matière de sélection, pilotage, et suivi des dépenses en logiciel. Par extension, il implique la gestion des accès utilisateurs, et leur usage de ces applications.
Par ailleurs, le SaaS Management peut inclure la gestion et négociations des contrats fournisseurs. Il s’agit alors de prestations de services qui peuvent être externalisées ou rester en interne selon la politique de l’entreprise.
Le marché est assez fragmenté. Avec l’objectif d’y voir plus clair, nous avons détaillé par catégorie les caractéristiques techniques et fonctionnalités, et positionné les différents acteurs qui peuvent appartenir à plusieurs familles.
La plateforme de comparaison de logiciel G2 crowd a également fait cet effort de classification, nous nous sommes attachés à proposer plus de détails.
Voir les catégories listées par G2 Crowd dans la famille des IT Management.
Ces logiciels réunissent l’ensemble des informations et fonctionnalités nécessaires à prendre le contrôle des SaaS en entreprise.
A chacune de ces fonctionnalités correspond une sous-catégorie avec des acteurs spécialisés.
Découvrez notre liste des meilleures plateformes de SaaS Management.
Les dépenses sont d’abord identifiées, idéalement conservées à jour à une fréquence raisonnable, puis attribuées à des responsables, ventilées par équipes, type d’abonnement (mensuel, trimestriel, annuel) et date de renouvellement.
Les sources utilisées selon les acteurs varient de l’émission de carte de paiements dédiées, à l’intégration à la solution de comptabilité, en passant par la connexion aux comptes bancaires de l’entreprise.
Fonctionnalités clefs :
Les acteurs de cette sous-catégorie ont donc pu privilégier différentes options.
La conformité et des accès reste un point critique. Les plateformes de SaaS Operations utilisent différentes sources de données pour cartographier les utilisateurs effectifs des applications.
Il peut s’agir de déclaratif, de solutions solutions de Single Sign On (SSO), des gestionnaires de mot de passe ou d’extension navigateur.
Ces informations apportent une visibilité nécessaire pour gérer les inscriptions à l’arrivée des salariés. Mais aussi les désinscriptions à leur départ ou mouvements internes.
Ce suivi est obligatoire pour la conformité d’une part, et l’optimisation des dépenses d’autre part.
Fonctionnalités clefs :
Détenir les informations listées précédemment et les conserver à jour sont les deux conditions nécessaires pour négocier efficacement avec les fournisseurs de logiciel en ligne.
Ce travail est principalement réalisé auprès des solutions les plus chères utilisées par l’entreprise. Soit en négociant en amont des remises, en actualisant / optimisant le nombre d’utilisateurs, ou encore en proposant des solutions alternatives.
Services clefs (et non fonctionnalités !) :
La gestion des dépenses de software peut rapidement révéler des économies importantes à réaliser. C’est un poste de dépense qui a augmenté pour toutes les catégories d’entreprises sur les 10 dernières années. Et la tendance va en s’accélérant.
Pour les ordres de grandeurs, voici plusieurs statistiques :
Les principaux écueils concernent les licences qui ne sont pas effectivement utilisées, les renouvellements automatiques qui ne sont pas anticipés côté acheteur, les solutions utilisées en doublon… La liste est longue. Et une solution de SaaS management vous aide à reprendre le contrôle sur les budgets.
La donnée utilisée au sein de l’entreprise, qu’il s’agisse d’informations propres aux salariés, ou bien des clients et prospects, est encadrée par différentes réglementations comme le RGPD en Europe ou le CCPA aux États-Unis.
Par ailleurs, la donnée conservée dans les logiciels, son format de stockage, et la responsabilité en cas de faille sont consignées dans le Data Processing Agreement (DPA). Un document légal qui régit la relation entre un data controler (l’entreprise) et le data processor (le logiciel).
L’accès à ces données, aux DPA, et la visibilité sur l’information au sein de l’entreprise relèvent de la responsabilité du Data Protection Officer (DPO). Centraliser ces informations et donner de la visibilité en interne fait partie des bénéfices à utiliser une solution de SaaS Management.
Le modèle des SaaS a permis aux salariés de souscrire simplement, sans friction à de nombreux outils pour le compte de leur entreprise. Il est donc plus compliqué pour les directions IT de suivre et contrôler les accès.
De fait, la première mission de recensement et listing des solutions utilisées dans l’entreprise est déjà devenue complexe. Par ailleurs, la gestion des rôles des utilisateurs, l’usage suivi par salarié, et les fonctionnalités d’onboarding / offboarding des solutions de SaaS Management permettent de limiter ces risques.
Les grandes entreprises ont vécu la transition du on-premise vers le SaaS. Deux époques que tout oppose.
Les logiciels on-premise faisaient souvent l’objet d’appels d’offres, avec une décision centralisée, et un déploiement encadré impliquant de la conduite du changement.
Le SaaS est venu fragmenter l’information. Les modèles d’abonnement et la simplicité d’usage ont permis à tous les salariés d’utiliser des solutions en ligne sans passer par des procédures d’achat standard.
Les directions IT des grands groupes ont cependant vite réagi. Le shadow IT et les problématiques sécuritaires étant au coeur de leur mission. Elles ont pu s’équiper de solutions de Single Sign On et mettre en place un cadre à la gestion des licences logiciel.
Or l’usage des SaaS ne se limite pas aux grandes entreprises. Les PME sont également équipées d'outils en ligne et sont confrontées aux enjeux budgétaires, de conformité et de sécurité.
C’est la raison d’être de LicenceOne : permettre aux PME de reprendre le contrôle sur le SaaS Management. Et ce, au même titre que les grands groupes.
